凹凸OA协同办公系统平台的总体设计

2.1OA协同办公平台的系统定位

   通过OA系统软件的建设，推动企业基础管理向“规范、高效、管控、变革”的方向发展。

2.1.1规范审批业务

   通过业务单据的规范、岗位操作的规范、审批流程的规范、公文传递的规范、审批权限的规范、审批时间的规范、审批意见的规范、流程使用范围的规范、审批委办的规范、审批转办的规范、历史审批查看的规范，全面规范企业基础管理流程，帮助企业实现制度的行为落地。

2.1.2提高业务审批效率

   通过将纸质的审批单据电子化和模版化、将人工审批流程网络化和自动化，实现网络办公和移动办公；将业务催办督办网络化和自动化、不同业务数据的关联智能化、历史数据的自动统计分析等，实现智能办公。从而，全面提升业务审批效率，帮助企业优化工作岗位、减少人员投入、单位时间内的审批效率提高300%。

2.1.3实现高效协作和沟通

   通过部署各种信息化的沟通工具，并且对工具进行分工和组合运用，如即时消息、邮件、协同工作、论坛、通知、公告、关联人员、等，帮助企业管理者和员工，按照沟通内容的重要性、严谨性、紧迫性、协作性、开放性等不同纬度分层管理，做好时间管理，全面提高内部的协作、沟通的效率，实现固定时间内做更多、更广泛、更有效的管理沟通。

2.2OA协同办公平台建设的意义

?  建立内部的协同工作平台。

?  建立内部通信和信息发布平台。

?  可实现对业务系统的集成和整合，满足公司领导内部运营和决策的需要。

?  实现工作流程的自动化、规范化、人性化，以及对流转过程的实时跟踪与监控。

?  实现文档管理的自动化，各类文档、信息能有序地进行存储，并可按权限查询使用。

?  辅助办公，实现办公的电子化。如项目管理、工作计划、绩效考核等。

?  实现网络化办公、远程办公、异地办公。

?  可对企业档案进行管理。

该系统具有：前瞻性、易用性、规范性、灵活性、安全性等特征。

2.3OA协同办公平台网络架构

凹凸OA协同管理平台是一个层次化网络结构，平台设置统一接口，便于各项目上传数据。

3.1.2企业网站管理

企业网站可以作为企业的对外宣传窗口，也可以作为企业内部门的信息发布平台。该模块是独立于OA系统的，具有独立的管理和操作权限，用户不用为了网站安全而过多担心。

网站管理员可以对网站日常的信息进行维护更新，更具权限可以进行网站的修改和删除权限。

3.2协同办公管理子系统功能模块

3.2.1个人桌面模块

1.  电子邮件管理

?  电子邮件的创建、编辑、发送和查看；

?  OA邮件可以发送给某一个人或一个部门的群发等自定义设置接收人员；

2.  待办事项提醒

?  个人桌面的待办事项包含：计划提醒、个人计划提醒等；

3.  计划查询

?  可以查询个人计划和本部门的计划安排和计划完成情况；

4.  工作日志

?  本人工作日志的新增、修改、发送，发送接收人可为一个人也可是多人接收，如：本部门主管和单位主管领导等；

5.  审批提醒

?  需要审核的审批流程提醒；

6.  日程安排

?  直观的记录工作行程，会议安排，日常工作一览无余，可以设置提醒如：提前一天或提前几个小时进行提醒；

?  创建安排是可以精确到分钟，可以采用登入系统提醒或者手机短信进行日程安排提醒，杜绝错过任何的行程安排；

7.  新闻查看

?  查看企业内部新闻和公司动态信息；

8.  个人记事本

?  该功能可以记录自己工作中需要记录的相关内容，方便实时查看；

9.  通知/公告

?  查看企业的通知和公告信息。

3.2.2个人事务

1.  日志管理

?  记录用户每天记录工作内容，及时反馈信息与沟通；

?  部门领导可查看本部门员工日志，最高领导可查看所有日志列表,也可按部门查询日志；

2.  日程安排

?  用户填写日程安排起提醒作用，而该部门主管可查看所属成员的日程安排，并且可为所属成员添加相关工作安排；

?  直观的记录工作行程，会议安排，日常工作一览无余，可以设置提醒如：提前一天或提前几个小时进行提醒；

?  创建安排是可以精确到分钟，可以采用登入系统提醒或者手机短信进行日程安排提醒，杜绝错过任何的行程安排；

3.  工作计划

?  个人计划：

?  用于用户个人工作计划的制定和总结，对日常和项目中的工作进行管理，提供对用户个人日、周、月、季、年等时间维度的工作总结，对工作成果要可以随时查阅到并进行归档。

?  部门计划：

?  用于部门工作计划的制定和总结，对日常和项目中的工作进行管理，提供对部门日、周、月、季、年等时间维度的工作总结，对工作成果要可以随时查阅到并进行归档。

?  个人计划管理

用户本人可以自己的个人计划进行修改、删除、查询等操作，同级用户不能查看非本人的相关计划；

?  部门计划管理

部门计划是由部门的主管领导进行管理，下属人员只有查看的权限，计划的修改、删除需要主管权限；

4.  待办事项管理

?  该功能可以更好的管理好用户的约会和待办事项，系统自带的提醒功能，可以在登入系统时进行提醒，也可以采用手机短信的形式进行手机短信提醒；

3.2.3信息交流

1.  内部消息

?  编辑信息内容，选择要发给的用户或部门，该功能是一款非常方便的OA内部短信功能，更方便和快捷的消息交流方式满足了日常的办公沟通需要；

2.  内部邮件

?  用户在浏览器中可以编辑格式化文本，支持字体、字号、颜色、图标、段落格式的设置；

?  附件上传和下载时，均有进度条显示上传/下载进度；支持超大型（高达100M）附件的处理、支持断点续传；

?  用户可以在发邮件时，同时将邮件主题发送到收件人的手机上；也可以在收到新邮件时，收到系统自动发来的短信提醒；

3.  通知/公告管理

?  通知公告是企业内部相关部门进行企业相关信息发布的重要途径，如放假通知、项目公告等相关内容；

3.2.4公文流转

按照单位内部的实际操作流程而预先设置的流程和模板，将单位的相关流程具体化、模板化、标准化，降低错误发生几率，相关人员直接使用，提高工作效率。

3.2.4.1发文管理

1.  发文拟稿

?  我要拟稿打开公文正文，并输入公文正文的内容保存；

?  根据拟文内容，输入“公文主题”、公文文号、主题词等信息并填写好拟文处理单保存；

公文格式可调用系统中已有的模板。

2.  发文流转

?  打开拟稿夹，选择文件处理人（可一人或多人，按照第一、第二等审批顺序进行文件分发）；

?  领导批示完毕，公文回到我的拟稿夹并结束公文流转；

3.  发文待审

查阅需要我审批的公文，可查看本人之前的审批意见。

4.  领导签发

公文流转之前需经主管领导审批签发后，确定审批领导人后，公文开始流转。

5.  发文打印

打印出公文。

6.  电子签章

?  公文中有发文机关署名的（含联合发文），可以加盖发文机关电子印章；

?  公文中如需签字的文件，可采用电子签字；

7.  文件分发

?  发送公文时可以可以选中一个部门、人员进行发送分发；

?  发送完毕公文归档；

8.  痕迹保留

在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注；

9.  公文查询

公文查询可以多条 件查询：选择标题搜索—标题模糊—文号搜索-公文类别-日期搜索搜索等；

10.公文发文实际流程示意图

 3.2.4.2收文管理

收文管理是公文到达后，收文登记人选择公文类别（类别分呈阅和传阅），登记公文，送交相关人员进行拟办，根据公文类别的设定流程，送交相关人员进行批示、承办、传阅等工作，也可以自定义下一步相关处理人员。最后由公文管理员对公文进行归档。

归档时，可采用自动归档和手工归档。

1.  收文管理

按照局内部的实际操作流程而预先设置的流程和模板，将单位的相关流程具体化、模板化，供工作人员直接使用。

2.  登记拟办

将公文的发文机关、发文字号、标题、收到时间及处理情况等逐项填写清楚，并提出拟办意见，送主管领导批示后办理。

3.  拟办一览

通过拟办一览，可知道审批流转实时的进程及各相关审批人员审批的意见和审批时间。

4.  领导批示

领导审批签发公文，主批人必须明确签署意见，并写上姓名和日期。

5.  收文分发

根据来文内容或来文单位的要求，以及收文单位的有关规定，将公文及时分送有关领导

或部门。

6.  收文归档

根据来文类别，自动或手动归档。

7.  收文查询

公文查询可以多条 件查询：选择标题搜索—标题模糊—文号搜索-公文类别搜索-日期搜索等。

8.  公文收文实际流程示意图

3.2.4申请/审批

流程审批系统采用可视化、组件化、向导式、结点式流程配置引擎，支持电子签名、手机提醒，方便企业快速扩展新的业务功能和模块，适应业务的灵活多样化需求。满足大中型集团企业内部流程的建立、监控、变更等要求，实现工作流程的自动化、标准化、规范化。

1.   发起流程：可新建自由流程与固定流程。

2.   流程审批：按照流水号、流程标题、状态、当前流转、审批人数、发送人等主要信息读取所有接收流程审批信息，对未读流程加粗显示，使审批用户对流程概况有最基本了解。进入流程审批，提交审批结果与内容，流程将进入下一流程结点用户。（如果同意则，进入下一审批结点；如果不同意，将直接退回。

3.   流程监控管理：按照流水号、流程标题、状态、当前流转、审批人数等主要信息读取所有已发送流程审批信息，对流程审批人未读流程加粗显示。

4.   流程模板：模板主要用于固定流程，按照应用类别进行流程主题、路径、内容、表单附件存储管理，将企业各流程表单与路径全部固定起来，规范与统一流程。用户可使用流程模板，发起已经建立好的流程模板，包括行政、人事、财务、研发、销售、服务等。

5.   关键申请、审批流程

?  业务流程申请、审批：采购申请/审批、合同审批、订单等相关流程；

?  行政管理：出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请等；

?  财务相关：付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等；

以上申请/审批属于企业常见流程，不同行业的申请/审批流程也会不同，该系统可以根据企业的实际情况设置申请/审批流程模板或者添加或修改表单附件，最大化满足用户对流程模板的需要。

3.2.5文档管理

文档是企业经营、发展过程中积累下来的无形资产，在现在的企业中，文档一般都是用word或者直接纸质文件进行保存，word是依赖于计算机，而纸质文件是依赖于人。而OA文档管理也是跟word的模式是差不多的，其是将文档保存于OA办公系统的数据库中，其可以是word形式的文档，也可以是excel等形式的文档，通过上传相关文档，可将这些文档保存至OA办公系统中。

1.   个人文档管理

OA 提供个人级的文档管理，每个人都可以按照自己的需要设定自己的文档分类方式（树形结构），彼此独立而不干扰。

自主控制：可以轻松创建、管理和查找个人文档，具有完全的控制权和隐密性，其他人未被授权将不能浏览和访问。

安全保障：采用压缩技术，所有的文档都集中而高效地存放在服务器上，无需担心个人机器崩溃而导致文档丢失。

轻松共享：轻松共享文档或整个文档类别（文件夹）给其他同事、部门或所有人。与邮件传递文档的方式不同，这个共享过程中没有文档实体的复制和发送，从而极大地减少网络流量和磁盘空间。

2.   公司/部门文档管理

OA 提供组织级的文档管理，整个组织统一规划文档分类方式（树形结构），确定安全策略，设置访问权限。除了同样支持在线编辑器、模板、集中存储和备份之外，组织级文档管理具有更多的功能特点。

统一规划：统一规划组织层次的文档类别，严格管理组织级文档，设置访问权限。只有经过授权的人，才可以阅读或者创建文档。

3.   文档搜索查询

可实现通过文档标题、文档日期、创建人或部门等类别进行相关文档的搜索和查阅。

3.2.6通讯录管理

4.   个人通讯录管理

个人通讯录里可以添加新成员，记录的成员信息包括姓名、性别、所属组、籍贯、手机、生日、配偶、居住地、公司、部门、爱好、备注等；

还可将人员的信息以excel、txt等形式导出来，可查询通讯录人员。

5.   部门通讯录管理

企业通讯录功能与个人通讯录差不多，可以参考下个人通讯录的简介。

3.3企业行政管理子系统

3.3.1人事资源

6.   档案管理

人事档案组成部分：人事档案（家属信息（含配偶、双方父母的姓名）、联系电话、住址、邮编、学历和技能证书）、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能管理

7.   出勤管理

公司人员的出勤统计、请假统计、出差统计（公司天数、出差天数、市内天数）、迟到统计、早退统计、加班统计等管理；

3.3.2车辆管理

车辆管理模块提供了单位中的车辆使用的管理，包括车辆常规管理，用车申请管理和使用的相关信息统计。

8.   车辆基本信息管理

通过下面的“增加车辆”、“车辆修改”、“保存车辆”、“车辆删除”、“返回”。可以把单位要进行管理的车辆信息录入进来。

注意：增加车辆、车辆修改后，需要点保存车辆才算真正的执行了操作。“返回”是指取消增加或者修改状态，返回到查看状态。

9.   科室初始信息

维护各科室的车辆使用信息，主要是科室每月使用车辆公里数的设置。包括以前结余可以使用的公里数。

“编辑”：允许修改和增加科室的初始信息，同一科室不能重复增加。编辑后需要点保存。

10.  用车管理

用车管理主要是指需要经过申请才能使用车辆的情况，因此，这个功能一般是开放给科室及普通人员。

11.  用车申请

申请人提出用车的申请，申请单如下：

选择要使用的车辆，及相关信息。

计划开始用车日期中可以填写具体的时间。

计划截止用车日期中可以填写具体的时间

3.3.3办公用品管理

办公用品管理模块是OA协同管理系统的重要组成部分，企业的办公室用品管理在企业规模日益增大、办公用品日益多样化的现实面前已呈现出无法应对的局面。办公室用品常出现无故丢失、损坏、浪费、分配不均、不配套、进价过高等现象，无疑增加了公司在办公室用品这块的费用。

办公用品管理为管理人员提供了办公用品和低值易耗品的库存、采购、库存报警功能以及库存、采购、领用的查询统计功能，办公用品的采购和领用申请在个人事务中进行、审批登记在审批登记模块中完成。

办公用品功能包括：用品管理、用品采购、用品统计、库存报警、用品类别维护。

3.3.4资产管理

资产管理人员可以先建立资产类别库，添加基本的资产台账信息，而普通有权限的用户可以查询资产的库存状态，采购情况、入库记录、领用记录、维修记录以及其他状况。如果有资产使用的要求，相关的部门或个人可以提出申请，如果库存中不存在可以提出申请，审批通过可以指定具体人员进行采购并入库，申请人或部门再领用。针对对每一次的采购和领用系统自动生成相关的记录，并和资产台账关联。

通过资产管理模块能够实现对资产信息的库存、采购（含价格）、入库、领用、归还、报废等信息的准确了解，实现物资调配的管理、财务统计分析、设备管理等，可以将数据以excel文件的形式导出。

3.3.5客户管理

全面记录客户电话、地址、手机、邮件等客户信息，进行有序管理，并记录与客户交流的全过程，便于制定销售策略；信息共享，各部门高效协作，提高工作效率。

3.3.6合同管理

合同的管理，可以实现对于劳动合同、保密协议、培训协议等各种企业与员工间具有法律效应文案的全面管理。实现了对于人事合同、项目合同、工程合同的全程管理。

3.4系统管理

3.4.1组织架构

?  公司信息：公司的企业信息

?  部门信息：部门名称和部门人员配置

?  人员信息：部门人员信息

3.4.2角色设置

操作人员、系统管理员的权限设置

3.4.3数据备份

数据备份采用自动备份和人工备份两种形式：

?  自动备份：系统在固定时间，自动进行系统备份；

?  人工备份：人工备份较为灵活，可以随时的进行系统数据备份，并可以选在备份路径。

第四章    项目质量与运维管理

4.1质量管理

项目管理需要明确整个项目的目标和质量要求，确定出项目工作清单中各项任务结果相关的质量及测试要求。制定质量控制流程以保证项目达到质量标准。

4.2质量保证体系和质量保证计划

项目的质量保证活动，是涉及各个小组间贯穿整个项目过程之间的重要活动，必须建立一个规范的质量保证体系，以明确组织内部的质量保证业务，保证各项活动的顺利开展。同时，制定质量保证计划，确定质量目标，确定在每个阶段为达到总目标所应达到的要求，对进度做出安排，确定所需的人力、资源和成本等等。具体来说质量保证内容通常应包含质量保证承诺、阶段性评审、全面或抽样测试、质量验收过程和问题汇总反馈过程等，以保证项目达到预计效果。