检察机关档案/卷宗信息化管理系统功能介绍

    档案/卷宗信息管理系统是一款针对检察院、法院开发的一个专业档案、卷宗信息化软件系统，在设计上综合了相关部门内部卷宗使用的过程，并实现了将纸质文件转化成电子易查询文件，增加了相应的加密技术，以确保电子卷宗文件的安全性。同时，通过软件的应用，实现及时动态归档和数字化加工、RFID物理标签管理，也使得档案工作人员不再进行繁琐的手工劳动，大大提高档案工作效率。通过搜索引擎和全文检索，实现档案信息资源共享，进一步加强档案工作为机关各项工作提供服务这一根本功能。
1．检察机关档案/卷宗信息化管理系统简介
《检察机关档案/卷宗信息化管理系统》具有网络化及多用户管理功能，数据库建立和维护功能、档案的录入和电子文档归档功能、网络化查询功能、支持各种标准归档格式打印功能、RFID标签打印和管理功能、自动借阅和归还功能、外部数据转换归档功能、档案/卷宗统计查询功能、业务部门自动归档功能、批量打印功能。
2．卷宗系统的实用价值
2.1.内容完全忠实原稿 保证合法性
电子版卷宗是在案件侦查终结并将卷宗整理完毕后，在正式装订前，先使用专业扫描仪将纸质卷宗资料转换成电子图片，再用卷宗管理制作软件进行处理后，最后生成电子版卷宗。以上制作过程表明电子版卷宗是纸质卷宗的电子副本，内容完全忠实原稿，保证内容的合法性。
2.2.减少纸质卷宗磨损 电子版卷宗易携带
以往侦查部门移送的纸质卷宗经公诉、法院、律师等相关人员多次翻阅后，往往破烂不堪，不便携带和保存。电子版卷宗只需要一张小小的光盘，具有便于保管、携带、不易磨损等优点，一方面弥补了传统纸质卷宗的诸多不足，另一方面可有效避免原始纸质卷宗的磨损，可以将原始证据完好保存。
2.3.增强证据的综合证明力 提高工作效率
在电子版卷宗中可添加犯罪嫌疑人供述、重要证人笔录、与笔录同步的音频、视频资料，可极大增强证据的展示效果和综合证明能力。
通过电子版卷宗的摘记功能，内容可以直接复制。这一功能尤其对需要制作大量阅卷笔录的公诉和审判人员极为便利，能有效提高工作效率，缩短诉讼周期。
公诉部门通过编制索引文件可在电子版卷宗的基础上直接制作多媒体示证系统，无需重新采集各种证据资料，可大幅度提高工作效率。
2.4.具有高度的安全保密性
电子版卷宗光盘有三重加密功能：
一是硬件加密，没有专用加密狗，无法读取光盘；
二是软件加密；
三是光盘防复制功能。
通过多重加密功能，确保只有经过授权的办案人员才能使用，即使光盘不慎丢失也能有效防止泄密。
光盘的只读属性，确保电子版卷宗光盘制作完成后不能修改，一方面约束干警在办案、取证、组卷过程中的行为规范，减少随意性。另一方面有效防止原始卷宗被恶意篡改。以往的纸质卷宗曾经出现过主要证据丢失、被替换和篡改的情况，电子版卷宗从根本上杜绝了这种可能性。
2.5.查询方便 易于多次使用
自侦部门可留存电子版卷宗副本，长期保存，便于在以后的案件总结，案件质量评价管理以及处理后续相关问题等环节，随时反复查阅卷宗。
2.6.可长期无损保存 方便管理
电子版卷宗光盘可长期无损保存，防水、防潮、防磁、防腐蚀，方便保存和管理。
3．检察机关档案/卷宗信息化管理系统功能特点
3.1.动态归档
根据检察机关的档案管理流程，首创推出动态归档模式。各业务科室在档案形成阶段就能对档案进行信息录入、管理电子文档及按统一标准打印卷皮及目录，并能快速检索已录入的档案信息，方便业务人员管理已存在的档案信息。在完成档案信息录入后，业务人员可直接将档案信息提交给档案管理人员，档案管理人员无需重复录入档案信息。采用标准流程化进行档案管理，使档案管理更加规范、合理。
3.2. RFID标签管理
系统中引入RFID标签的管理模式。档案盒放入档案柜内的存储格后，RFID读写设备可快速的采集到RFID标签，显示档案盒已在位。档案盒被借用取走时，RFID读写设备可快速的采集到RFID标签，显示档案盒已离位，并可以显示预警信息和事件记录。
3.3.档案门类齐全
针对检察系统，软件包含符合国家和行业标准的通用档案门类数据库和检察系统专业档案门类数据库，还可以根据检察系统的实际需求，增加或改动各种档案门类。
3.4.万能检索
万能检索功能可以在庞大的数据信息中，通过各种条件的查询操作，能够快速的检索出想要查阅的信息。该系统采用分布式检索技术，不但可以在本院数据库检索档案信息，还可以跨单位、跨地域检索其他院档案信息，在获得授权后可查看档案内容信息。
3.5.在线借阅
用户通过全文检索找到本院或其他院的档案信息后，在线申请借阅，档案管理员设置借阅时间和查阅范围并同意借阅后，用户可在指定时间内在线查看指定查阅范围的档案信息，系统并详细记录用户的借阅信息。同时用户还可在线预约实物档案借阅。
3.6.数字化加工
系统拥有数字化处理功能，依照数字加工业务流程设计，具有文档扫描、图像处理、批量挂接、光盘制作、项目管理等功能。与档案信息化管理系统无缝结合可实现大批量文档扫描与目录注入。数字化后的电子档案可实时在线远程调阅，极大地方便了工作人员调阅档案，提高了工作效率。
3.7.跨地区联网
以检察专网为依托，每一个院作为一个独立的网络运行，同时通过中心服务器，可以进行全市及全省所有检察院的联网。从而实现资源共享、在线借阅、数据异地互备等功能。
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